A Lei n. 12.682/12 (lei de arquivamento de documentos eletrônicos) adveio da necessidade de adequação ao uso crescente de documentos eletrônicos por empresas e órgãos públicos e da importância de se manter a segurança jurídica das relações cíveis, empresariais e cartorárias provenientes desses arquivos.
Nesse sentido, em vigência desde julho de 2012, essa norma, composta por nada mais do que 8 artigos, teve como objetivo principal definir quais os efeitos legais dos documentos digitalizados e estabelecer o modo de se garantir sua validade jurídica.
No entanto, você sabe exatamente o que dispõe essa lei? Qual o procedimento a ser realizado para que tais digitalizações detenham validade? Então, continue lendo este post!
O que diz a lei de arquivamento de documentos?
Antes de compreender o que a legislação disciplina, é essencial ressaltar que os documentos originais, públicos e privados, podem ser criados de duas maneiras: ou por meio de papel (documento físico), ou eletronicamente (documento digital ou nato-digital).
Ambos são munidos da mesma força jurídica, visto que são representações originais dos acordos e transações. Para isso, no entanto, precisam perpassar por procedimentos específicos à validação.
Assim, quanto aos arquivos físicos, esses requerem que as respectivas assinaturas sejam previamente autenticadas em cartório. Já os documentos nato-digitais dependem da autenticação eletrônica, por meio do certificado digital, controlado e fiscalizado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
O que a lei n.12.682/12 disciplina diz respeito aos documentos digitalizados. Ou seja, os arquivos originalmente criados em papel, mas, posteriormente, convertidos ao formato digital. Nesse sentido, a lei estabelece que tais arquivos somente são reconhecidos como meio probatório relativo, após a certificação digital de sua versão digitalizada, contendo as assinaturas eletrônicas dos envolvidos.
Percebe-se que a digitalização do arquivo, devidamente certificado eletronicamente, não confere força probatória absoluta, diferentemente do que ocorre nos arquivos nato-digitais e físicos. Isso porque, como existe um documento original (físico) que justifica a existência da versão digital, sua validade (relativa) pode ser eventualmente questionada em juízo.
Por esse motivo, os correspondentes documentos originais físicos devem ser mantidos pelas empresas e órgãos públicos, dentro dos prazos estabelecidos, caso seja necessária a comprovação de legitimidade das versões digitalizadas perante a justiça.
Vale ressaltar que está em andamento o Projeto de Lei n. 7.920/17, bastante questionado no meio arquivístico. Tal norma, caso sancionada, mudará totalmente o cenário atual, pois dará o mesmo valor jurídico do documento físico ao respectivo documento digitalizado.
Como posso digitalizá-los?
Sabemos o quanto é difícil manter todo o acervo de documentos físicos organizado, íntegro e facilmente acessível. Especialmente diante da necessidade de manter, em um primeiro momento, tais arquivos, mesmo após digitalizados. Assim, a gestão desses documentos pode ser mais bem administrada por meio da contratação de uma empresa especializada para esse tipo de trabalho.
Afinal, além de realizar a guarda metódica e o tratamento dos acervos físicos de modo mais eficaz, a SOS Docs oferece serviços de digitalização desses dados, em conformidade com a Lei n.12.682/12.
Para isso, sua empresa pode contar com o apoio de equipes altamente qualificadas para a realização de estudos prévios sobre os tipos de documento, a temporalidade e as formas de processamento a fim de que sejam apresentadas as melhores soluções organizacionais específicas para o seu negócio. Sempre, claro, de acordo com a legislação.
Portanto, com o advento da Lei n.12.682/12, empresas e órgãos públicos foram legalmente amparados com a possibilidade de digitalização dos documentos físicos originais, mantendo-se sua força probatória relativa. Contudo, os efeitos legais provenientes desses arquivos digitalizados ainda não geram os mesmos produzidos pelos arquivos originais (físicos ou nato-digitais).
De qualquer forma, para garantir que tais arquivos digitalizados detenham validade probatória, a convalidação deve ser realizada mediante certificação eletrônica, de acordo com as normas técnicas do ICP-Brasil. Além disso, por ausência de força absoluta desse tipo de prova, os respectivos originais (físicos) devem ser mantidos, caso sua autenticidade seja questionada em juízo.
Por esses motivos, contar com o apoio de uma empresa especializada na realização desses procedimentos de digitalização faz toda a diferença, visto que garante a reorganização digital com toda a segurança necessária.
Agora que você conhece a lei de arquivamento de documentos, que tal se manter atualizado com nossas dicas e também informações sobre técnicas arquivísticas? Então, assine nossa newsletter!